¿Cómo hacer inventarios en hostelería de forma eficiente?

La gestión de inventarios es una tarea crítica para cualquier negocio de hostelería, ya sea un restaurante, un bar o un hotel. En un entorno donde la rotación de productos es constante y la calidad de los productos es clave para la satisfacción del cliente, mantener un control preciso del inventario es esencial para evitar el desabastecimiento, reducir costos y maximizar los beneficios.

Una buena gestión de inventarios no solo te permitirá controlar el stock de tus productos, sino también tomar decisiones informadas sobre la cantidad de mercancías que debes comprar, cuánto debes invertir en ellas y cómo debes almacenarlas. Además, una gestión de inventarios eficiente te ayudará a detectar cualquier pérdida o robo de mercancías y a tomar medidas preventivas para minimizar los riesgos.

En este post, te proporcionaremos algunas prácticas recomendadas para una gestión de inventarios eficiente en hostelería, desde la implementación de sistemas de seguimiento y control, hasta la utilización de herramientas tecnológicas y la capacitación del personal.

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de realizar un inventario en tu negocio hostelero?

La gestión de inventarios es un procedimiento que lleva cierto tiempo y, sobre todo, hay que ser meticuloso y trabajar bajo ciertos plazos, más aún tratándose de un sector como la hostelería donde la caducidad de los productos es un gran hándicap:

  1. Gran variedad de productos: si bien es cierto que en un bar puro y duro la variedad de productos es menor que en, por ejemplo, restaurantes u hoteles, eso no quiere decir que no requieran planificación. Elementos como licores, cremas, destilados, además de refrescos y snacks para picar caducan igualmente y es bueno llevar un control de stock para ver tanto la fecha de reposición como la rentabilidad.
  2. Rotación constante de productos: en un bar, el stock tiene una rotación rápida ya que los clientes suelen consumir bebidas con mayor frecuencia que los alimentos. Sin embargo, en lugares donde se sirve comida hay una rotación menos rápida, pero más constante, por lo que el inventario se renueva de forma previsible si eres organizado. Esto significa que los inventarios deben ser monitoreados y actualizados con mayor frecuencia.
  3. Variabilidad en la demanda: la demanda de productos en el sector de la hostelería puede ser muy variable. Dependiendo del día de la semana, la hora del día o el evento que se esté realizando en el bar, el tipo de comidas o bebidas que se soliciten puede cambiar drásticamente. Ten en cuenta esto a la hora de planificar tu negocio hostelero y el público objetivo al que te diriges.
  4. Diferentes sistema de almacenamiento: los productos que se almacenan en un bar, como las botellas de alcohol, se almacenan en estantes y barras, mientras que en restaurantes y hoteles se suele guardar en refrigeradores, congeladores o incluso recipientes Gastronorm. Esto puede hacer que la gestión del inventario sea más visual y se deba prestar atención a la cantidad de productos que están en exhibición.

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5 prácticas recomendadas para hacer un inventario en hostelería eficiente y organizado

La gestión de inventarios en un negocio hostelero puede ser un proceso complejo, ya que involucra muchos productos y diversas variables fruto de la naturaleza de la industria alimentaria. A continuación, te presentamos algunas prácticas recomendadas para la gestión de inventarios en un negocio hostelero:

  1. Establece un sistema de seguimiento y control de inventarios: para llevar un control efectivo de tus inventarios, es necesario establecer un sistema de seguimiento y control que incluya desde la recepción de mercancías, el almacenamiento y hasta la venta de los productos. Esto te permitirá saber exactamente cuánto inventario tienes en todo momento y evitar desabastecimiento o sobreestimación del mismo y así no tener que tirar género por descuidos o imprudencias.
  2. Realiza inventarios de forma regular: es esencial para mantener un control preciso del inventario. Se recomienda hacer inventarios al menos una vez por semana o dos semanas, según la rotación de los productos. Esto también te permitirá detectar cualquier pérdida o robo de inventario.
  3. Utiliza un software de gestión de inventarios: este tipo de programas pueden simplificar y automatizar el proceso de gestión de inventarios en hostelería. Estos sistemas pueden generar informes precisos y rápidos, lo que te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo en el proceso. También podrás establecer alertas de stock mínimo y máximos para realizar los pedidos necesarios a tus proveedores.
  4. Establece una política de compras: y que sea clara y eficiente, evitando residuos innecesarios para que puedas optimizar tus compras y evitar el exceso de stock o la falta de productos. Es importante establecer un proceso de compras que te permita ajustarte a la demanda de tus clientes y a tu presupuesto disponible. Además, con el auge de nuevas medidas de ahorro y sostenibilidad, hay iniciativas muy interesantes para evitar el desperdicio de alimentos, como hace la empresa Too Good To Go.
  5. Capacita a tu personal: forma a tus trabajadores para que puedan seguir los procedimientos establecidos y ayudar a mantener un control efectivo del inventario. Esto puede incluir la capacitación en el manejo de productos perecederos y no perecederos, así como en el registro y control de los movimientos y pedidos dentro del software.

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Publicado: 16 marzo 2023